Sidder du også af og til og synes, du bruger urimelig meget tid på fakturering til dit jobcenter? Så læs med her, for det kan gøres hurtigere og lettere end du måske aner…

 

GDPR har skærpet reglerne for fakturering til dit jobcenter

I gamle dage; altså før indførelsen af GDPR, kunne man samle alle borgerne i en pulje og lave opkrævning pr. jobcenter. Den går ikke længere. Nu har de fleste kommuner indført krav om, at der skal ske fakturering pr. borger.

Det er måske lige på sin plads at nævne, at kommunerne ikke har indført de skærpede krav for at genere dig som Anden Aktør eller Mentor. For selvom kommunerne døjer med et omdømme om at “det offentlige” er administrativt tungt at danse med, så noter dig gerne, at kommunerne hellere end gerne vil slippe for administrative byrder og fokusere på det egentlige: At hjælpe borgeren.

Men det offentlige er underlagt nøjagtig de samme regler, som du er, i forhold til GDPR. Så, når du møder de skærpede krav til fakturering til dit jobcenter: Én borger – én faktura, så er det et vink med en vognstang til dig om, at du generelt også skal håndtere persondata adskilt og ikke pulje personoplysninger sammen i mapper, i excel-filer og på faktura. Den æra er overstået.

 

Én faktura pr. borger

Når du ikke længere kan pulje oplysningerne i én faktura, må du til at oprette en faktura pr. borger til dit jobcenter i dit økonomisystem. Og det tager tid. Dit økonomisystem er helt sikkert indrettet med en masse gode funktioner til at gentage. Men udfordringen er, at hver borger er en unik vare (ja, undskyld udtrykket, for det er jo altså ikke ment på dén måde).

Som du helt sikkert allerede har konstateret udarter denne ‘vare’ sig oftest på forskellig måde. Der er mange individualiserede tilpasninger til dine ellers glimrende pakkeløsninger. Det betyder, at når du sidder ved månedens udgang, skal du have fat i stort set samtlige af dine kollegaer og gennemgå samtlige borgeres forløb med tilknyttede særaftaler og tælle op, hvor meget du kan tillade dig at fakturere. Du vil sikkert give ret i, at det er et ganske møjsommeligt arbejde, der spiser en masse herlig tid, som kunne bruges på alt muligt andet.

 

Det tager tid at fakturere enkeltvis

Hvad bruger du af tid pr. borger på at registrere, indsamle information og fakturering til dit jobcenter hen over en måned? Og hvad koster det dig så i timeløn, hvad enten du har outsourcet dig ud af det, du gør det alene eller dig og dine kollegaer gør det sammen?

Er du lidt i tvivl, så lad os hér give et bud på, hvad du bokser med omkring fakturering: Når vi er ude og tale med Anden Aktør og Mentorer, så gætter de fleste på, at den samlede administrations-tid ligger i nærheden af 30-45 minutter pr. faktura, som bliver skippet afsted. Har du blot 10 faktura pr. måned formøbler du således 5-8 timer af dit gode liv. Gør du det op i kroner og øre til timeløn, betaler du med et rask slag på tasken 2.500 til 3.500 pr. måned for disse administrative armbøjninger.

Indrømmet. Det at opgøre fakturerings-tid i kroner og øre kan være vanskeligt. Men uanset hvordan du vender og drejer det, koster det dig enten tid eller penge og som oftest begge dele.

 

Sådan kan du fakturere lettere

Men du har faktisk muligheden for at reducere en stor del af alt det mas og besvær, du og din organisation er ude i hver måned. Der findes smartere måder at arbejde på. Det kræver blot at dit Anden Aktør IT og økonomisystem ‘snakker’ sammen.

Når du har det rigtige IT til Anden Aktør, kan du få automatiseret en lang række af administrationsprocesserne fra du bliver visiteret en borger til du klikker på ‘Bogfør og send knappen’ i dit økonomisystem.

Det smarte er, at når du står ved månedens udgang, kan du ganske enkelt med ét museklik få overført den løbende registrering, I har gjort jer, direkte over i dit økonomisystem, således at alle de faktura, du skal til at afsende, er oprettet med alle relevante data påført hver faktura.

Det eneste du har tilbage, er at lave et kvalitetstjek og derefter strække pegefingeren ud og med musen trykke ned på knappen, hvor der står ‘bogfør og send’. Færdigt arbejde!

 

Spar besværet og overhold GDPR

Vores erfaring er, at det ud over at lette dig for en masse bøvl samt give dig økonomiske besparelser, også er medvirkende til at du får faktureret mere korrekt og derved undgår kreditnotaer eller endnu værre underfakturering. Slutteligt er det værd at nævne at automatiseringen understøtter dig i, at du bedre og nemmere overholder GDPR.

Hvis du vil vide mere om dette emne, kan du jo overveje at følge os på Linkedin. Eller endnu bedre. Skriv til hej@jobintra.dk eller brug vores kontaktformular, så kontakter vi dig hurtigst muligt.

 

Alt godt til Anden Aktør,
Team JOBiNTRA

PS. Billedet er venligst lånt af Cool Stuff, som en fortælling omkring hvordan du ville kunne lette din fakturering til Jobcentrene